Trosolwg

Mae'r cyngor yn ymgymryd â rhaglen drawsnewid fawr i foderneiddio a chydgrynhoi ei dechnoleg gefn-swyddfa graidd. Nod y prosiect yw disodli ei systemau SAP, Digigov a Talentlink presennol.

Egwyddor allweddol sy'n sail i'r prosiect yw "mabwysiadu nid addasu". Yn hytrach na dylunio systemau o amgylch prosesau presennol a ffyrdd etifeddol o weithio, mae'r cyngor yn chwilio am atebion sy'n adlewyrchu arfer profedig yn y farchnad. Cefnogir hyn gan ddull sy'n seiliedig ar ganlyniadau o ran gofynion, gan ganolbwyntio ar yr hyn y mae angen i'r cyngor ei gyflawni yn hytrach na rhagnodi sut mae cyflenwyr yn ei gyflawni.

Rhanddeiliaid Allweddol

Mae'r rhaglen yn gofyn am gydweithio agos ar draws rhanddeiliaid mewnol ac allanol, gan adlewyrchu lled a phwysigrwydd strategol y systemau sy'n cael eu disodli.

Mae'r rhanddeiliaid allweddol yn cynnwys:

• Civiteq – ymgynghorwyr allanol sy'n cefnogi'r rhaglen ac yn darparu arbenigedd arbenigol.
• AD – cyfrannu at ofynion sy'n ymwneud â rheoli'r gweithlu a phobl.
• Cyllid – diffinio rheolaeth ariannol, rheolaethau, adrodd a gofynion cysylltiedig.
• Caffael – arwain y strategaeth fasnachol a chaffael.
• TG – sicrhau cyd-fynd â phensaernïaeth dechnoleg, integreiddio, diogelwch a gofynion cymorth y cyngor.
• Llywodraethu Data – goruchwylio ystyriaethau ansawdd data, rheoli, mudo a llywodraethu.

Mae'r model rhanddeiliaid traws-swyddogaethol yn sicrhau bod gofynion yn adlewyrchu anghenion y sefydliad ehangach yn hytrach nag anghenion un maes gwasanaeth.

Caffael ac Ymgysylltu â'r Farchnad

Cynhelir y caffael drwy fframwaith Meddalwedd Cefn Swyddfa 2 Asiantaeth Fasnachol y Llywodraeth, Lot 1.

Mabwysiadir dull galw-i-fframwaith un cam. Mae hyn yn darparu llwybr strwythuredig i'r farchnad wrth alluogi'r cyngor i asesu cyflenwyr yn erbyn cyfuniad o ofynion gorfodol, ansawdd, arddangosiadau ac ystyriaethau masnachol.

Dull Strategol

Nodwedd ganolog o'r rhaglen yw symud i ffwrdd o feddwl system etifeddol.

Yn hytrach na cheisio atgynhyrchu prosesau presennol o fewn amgylchedd technoleg newydd, mae'r cyngor yn defnyddio'r caffael fel cyfle i ystyried sut y dylai gwasanaethau weithredu yn y dyfodol. Mae'r egwyddor "mabwysiadu nid addasu" yn annog y sefydliad i fabwysiadu swyddogaeth safonol ac arferion marchnad sefydledig lle bynnag y gall hyn gyflawni'r canlyniadau gofynnol.

Nod y dull hwn yw:

• Moderneiddio galluoedd cefn swyddfa craidd y cyngor.
• Safoni prosesau ar draws swyddogaethau perthnasol.
• Lleihau addasu systemau diangen.
• Gwella cysondeb a defnyddioldeb i staff.
• Cefnogi gwell integreiddio a rheoli data.
• Sefydlu platfform technoleg cynaliadwy ar gyfer y tymor hir.
• Creu ffocws cliriach ar ganlyniadau busnes a gwelliannau i wasanaethau.

Casgliad

Yn y pen draw, nid yw'r prosiect yn ymwneud â disodli SAP, Digigov a Talentlink yn unig. Mae'n gyfle i ailystyried dull y cyngor o ran technoleg cefn swyddfa, symleiddio ei dirwedd systemau a sefydlu sylfaen ar gyfer trawsnewid digidol cynaliadwy.